Uno de los principales factores que inciden en la rentabilidad de una empresa es una correcta administración de su inventario. La lógica es: entre más mercancías salgan del almacén para venderlas, mayores ingresos se tendrán.
Por ello se requiere un cálculo preciso de las existencias: suficientes para cubrir la necesidad de abasto en los puntos de venta y al mismo tiempo sin excesos para que los productos no pierdan su vida útil ni representan ingresos congelados.
Descubre los mecanismos para lograr este balance con las claves para una adecuada gestión de inventario que te compartimos.
¿Por qué implementar la gestión de inventarios?
Para asegurar una fluida cadena de suministro es fundamental llevar un control de la producción, las materias primas, los pedidos, la distribución, mecanismos de almacenamiento y demás elementos de la logística directamente relacionados con los inventarios.
Y es que tanto la escasez de productos como un stock de sobra resultan perjudiciales así que, con el fin de evitar pérdidas económicas a la empresa, es necesario implementar un sistema de gestión de inventarios que garantice su eficaz operación.
No se trata simplemente de incrementar o disminuir el inventario en almacén para solucionar una u otra falla, sino de optimizar el manejo de los productos y calendarizar con exactitud las entradas y salidas de las bodegas.
¿Qué es la gestión de inventarios?
El inventario o stock es la existencia de artículos con que cuenta una compañía. Conocer con exactitud la situación de dicho inventario es imprescindible dentro de sus procesos y es parte de lo que se analiza en los balances de resultados.
La gestión de inventarios es el sistema que pone orden a las actividades de almacén para garantizar el suministro permanente y preciso de materiales, contribuyendo así a que toda la maquinaria operativa se ponga en marcha.
Entre los distintos tipos de inventarios que existen, destacan:
- Inventario de materias primas.
- Inventario de materiales y suministros.
- Inventario de producción en proceso.
- Inventario de productos terminados.
Importancia de la gestión de inventarios
El objetivo de la gestión de inventarios es mantener abastecido, monitoreado y activo el almacén de la empresa, sea cual sea la naturaleza de los productos. Con ello, no solamente logra satisfacer las necesidades de producción, sino que lo hace en tiempo y forma.
La importancia de la gestión de inventarios radica en que facilita el óptimo funcionamiento de las cadenas de producción, distribución y suministro; es decir, su función repercute en el ciclo completo, desde la adquisición de materiales e insumos hasta la colocación del producto final.
Su rol en la organización es vital, ya que esta tarea se encarga de:
- Programar las entradas y salidas.
- Tener los materiales a disposición en el momento adecuado.
- Adaptarse a las necesidades de la empresa de manera rápida.
- Mantener un control del inventario para que éste se encuentra ordenado y monitoreado.
Ventajas de una gestión eficaz del inventario
El beneficio más obvio de una adecuada administración del inventario es que ésta permite llevar al cliente el producto que espera, en el momento que lo necesita. Otras ventajas de la gestión de inventarios son:
- Pedidos más precisos. Los pedidos de productos se realizarán en el momento oportuno y en las cantidades apropiadas.
- Menores costes. El abastecimiento exacto impedirá gastos excesivos por faltantes o excesos.
- Mano de obra eficaz. Es posible mejorar la productividad.
- Ahorro de espacio. El stock bien organizado significa almacenes más eficientes.
Tips para una correcta gestión de inventarios
Las buenas prácticas en la gestión de inventarios permiten satisfacer la demanda del cliente y proveer un stock adicional para cumplir con las expectativas si existen órdenes de compra adicionales.
También, blinda a la cadena productiva contra los incrementos en precios de insumos y contra la escasez de materia prima. Conoce algunas de las principales estrategias para una óptima gestión de inventarios.
1) Desarrolla una estrategia integral
Vincular a las áreas involucradas en la producción y distribución, como los departamentos de Compras y de Ventas, permite unificar las metas y objetivos.
2) Selecciona a distintos proveedores
No te limites a una sola fuente para la adquisición de insumos y crea una base amplia de proveedores para los distintos elementos que requieres en la etapa de preproducción.
3) Anticipa la demanda de tus clientes
Evalúa las necesidades a corto y mediano plazo mediante un pronóstico de la demanda realizado a partir de factores como la temporalidad y las tendencias del mercado, entre otros. Asegúrate de mantener un registro de la rotación de tus productos y de trabajar muy de cerca con el área de Ventas.
4) Monitorea tus existencias constantemente
Aunque lleves un control minucioso de las entradas y salidas de almacén, analiza periódicamente la cantidad de productos en existencia para así confirmar lo que esos reportes de ingreso y despacho sean correctos. De esta manera, tendrás certeza sobre el estatus general de tu stock.
5) Crea un sistema interno
Asigna claves para el sistema de trabajo y determina códigos de productos para facilitar las actividades. De este modo será más sencillo registrar entradas y salidas de mercancía, revisar costos, anticipar la demanda interna y programar la distribución.
Plus: Establece una política de inventarios
Es necesario contar con una guía donde se establezcan los parámetros internos que son clave para la efectividad de la gestión de inventarios. Qué productos debes mantener en almacén de forma permanente, cómo clasificar las mercancías, cuál es la rotación adecuada de éstas, plazos de entrega, fechas de pedidos, entre otros aspectos relevantes de la operación de almacén.
¿Necesitas apoyo logístico para tus inventarios?
Si en tu empresa no cuentas con el espacio físico, el recurso humano o los sistemas de organización para manejar tus inventarios, existen alternativas que pueden gestionar las existencias de tus productos, el almacenamiento de los mismos y su distribución.
Al contratar servicios externos de logística y almacenaje, podrás dejar en manos expertas la organización de tus existencias, programando además la salida de éstas en rutas trazadas de forma inteligente para la colocación de tus productos en el mercado nacional e internacional.
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